HubSpotでコンタクトへの接触 / 未接触の営業状況をワークフローで自動付与する方法

HubSpotでコンタクトの接触 / 未接触を自動更新するには、コンタクトのプロパティに［リード接触状況］を作り、ワークフロー2本と動的リスト1本を組み合わせます。 設定はすべてHubSpotの管理画面から行い、作業時間は30分ほどです。

HubSpotのワークフローは、［コールの成果］を登録トリガーに直接指定できません。 そのため、直近1日以内にコールの成果が紐付いたコンタクトを集めた動的リストを間に挟み、そのリストを登録トリガーにしてIF/then分岐で判定します。

以下では、接触状況を管理する理由、コールの成果の記録方法と編集方法、そして3ステップの設定手順を画面つきで説明します。

リードへの接触状況は何を基準に判断しますか？

リードへの接触状況の定義は各社で変わりますが、ここでは電話で話ができたことを接触と定義します。この定義を1つ決めておくと、リードのステータスは次のように簡易的に分類できます。

分類しておく理由は、次の打ち手が変わるためです。リードに接触したうえでアポイントが取れていないなら、トークの内容やリードの流入元を見直すことになります。一方、そもそも接触できずにアポイントが取れていないなら、アプローチする時間帯や接触方法の見直しが先です。接触できたか / できなかったかを分けておかないと、この判断ができません。

リードのステータス管理ができていないと、獲得したリードがそのまま放置され、どこに改善点があるのかも見えなくなります。リードの選別の考え方はリードクオリフィケーションとは？基準の作り方、獲得後の育成についてはリードナーチャリングとは？手法と進め方で扱っています。

HubSpotでコールの結果はどこに記録しますか？

HubSpotには、コールの結果（コールログ）を残す仕組みが備わっています。

コンタクト、取引、会社、チケットなどのオブジェクトを開き、画面中央の[コール]というタブを選択し、右側に出てくる[コールのログを記録]をクリックします。

すると、コールのログを記録するポップアップが表示されますので、こちらにて[コールの成果]のプルダウンを開き、該当するものを選択します。コールログは以下の５つがデフォルトで設定されています。

• 話し中

• 接続済み

• 伝言を残した

• 留守電を残した

• 応答なし

• 番号間違い

コールの成果の選択肢は変更できますか？

変更できます。[設定]から[コール]を選択し、[コールの設定]タブを押すと[コールの成果をトラッキング]という箇所が出てきますのでそこをクリックします。 ※HubSpot Sales Hub プロフェッショナルプラン以上で変更可

すると、以下のような画面に遷移しますので、こちらにて、必要な項目、不要な項目を整理すると、自由にコールの成果を決めることができます。

ステップ1：接触状況のプロパティはどう作りますか？

まずは、接触 / 未接触を入力するためのプロパティを作成します。今回はコンタクトに対して接触したか未接触だったのかを判別できるようにしたいので、コンタクトのプロパティに[リード接触状況]を追加します。

手動で更新しても運用は回りますが、入力項目は少ないほど定着します。ここではプロパティだけを用意し、値の付与はワークフローに任せます。

ステップ2：作成時に未接触を付与するワークフローはどう組みますか？

1つ目のワークフローでは、コンタクトが作成されたら[接触状況]のステータスを[未接触]にするという設定を行います。これで、新しく作成されたコンタクトはいったんすべて未接触というステータスから始まります。

出発点を全件そろえておくことで、あとから接触に変わったコンタクトだけが差分として見えるようになります。

ステップ3：最新のコール履歴の動的リストはどう作りますか？

HubSpotのワークフローでは[コールの成果]を登録トリガーに直接指定できないため、判定用の動的リストを1本作ります。条件は次のとおりです。

直近１日以内でコールの成果が紐付いているコンタクト一覧

このリストを次のワークフローの登録トリガーに指定することで、「最近電話したかどうか」を条件として扱えるようになります。

動的リストと静的リストの違いはHubSpotのリスト機能とは？動的リストと静的リストの使い分けの仕方にまとめています。ここでは条件に合うコンタクトが日々入れ替わる必要があるため、必ず動的リストで作成してください。

ステップ4：接続済みだけを接触に更新するワークフローはどう組みますか？

コールの成果の選択肢は、接触 / 未接触のどちらかに分けられます。表にまとめると以下のようになります。

話し中	未接触
接続済み	接触
伝言を残した	未接触
留守電を残した	未接触
応答なし	未接触
番号間違い	未接触

ワークフローは以下のようなものになります。まずはトリガーとして、直近1日以内にコールの成果が紐付いたコンタクトの動的リストを指定します。そのリストに対して、アクションを設定します。アクションはIF/then分岐を使い、コールの成果が「話し中、伝言を残した、留守電を残した、応答なし、番号間違い」だったら未接触とし、コールの成果が「接続済み」だったら接触となるようにします。こうすることで、コール結果を入力するのみで、自動的に接触状況を更新することができます。

つまずきやすい点はどこですか？

この設定で引っかかりやすいのは、次の3点です。

1. コールの成果をワークフローの登録トリガーに直接指定しようとする

HubSpotのワークフローには、コールの成果をトリガーとして選ぶ項目がありません。選択肢を探し続けるのではなく、動的リストを1本挟む前提で設計してください。

2. コールの成果の選択肢を変更したあと、ワークフローの分岐を直し忘れる

コールの成果の項目はSales Hub プロフェッショナルプラン以上で編集できます。選択肢を追加・削除した場合、IF/then分岐の条件に新しい選択肢が入っていないと、その成果を記録したコンタクトはどちらにも振り分けられません。

3. 動的リストの期間を長く取りすぎる

条件を直近1日以内ではなく長期間にすると、すでに接触へ更新済みのコンタクトが繰り返しワークフローに入ります。コールを記録する頻度に合わせて短く設定してください。

なお、コールを記録する運用そのものが定着していないと、この仕組みは動きません。入力を軽くする設計や、行動量をスコアに反映させる考え方はスコアリングとは？設計の考え方も参考にしてください。

まとめ

HubSpotでコンタクトの接触 / 未接触を自動付与する要点は、コールの成果を直接トリガーにできないため、直近1日以内のコール履歴を集めた動的リストを間に挟むことです。

作るものは、［リード接触状況］プロパティ、作成時に未接触を付与するワークフロー、動的リスト、接続済みだけを接触へ更新するワークフローの4つです。営業担当が行うのはコール結果の入力だけで済みます。

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／濱津 舞（AEO／CRM・MA 導入・運用）。 2024年4月8日公開／2026年8月14日更新。