HubSpotで取引作成時、別プロパティーの項目を繰り返し登録させるワークフローの設定方法

HubSpotで取引を作成するたびに会社のプロパティーを手入力する作業は、会社ベースのワークフローと［プロパティー値をコピー］のアクションで自動化できます。 設定は15分ほどです。

ポイントは2件目以降の取引です。 一度条件を満たしたレコードは再び登録されないため、登録トリガーの再登録を有効化し、さらに値が変動するプロパティー（関連付けられている取引数）をトリガー条件に含める必要があります。

以下では、会社の業種を取引にコピーする例で、ワークフローの作り方と再登録の仕様を画面つきで説明します。

取引作成のたびに同じ情報を入力する手間はどう減らせますか？

HubSpotで取引を管理していくなかで、同じ会社から再度発注を頂いたり、もしくはアップセルなど、1つの会社に対して複数取引が紐付くということは多々あると思います。こういった場合の取引作成の際に、関連するコンタクトや会社のプロパティ情報も紐付けさせて入力したいという場合もあるのではないでしょうか。

その場合、取引を作成するたびに同じ情報を取引に紐付けする作業が発生します。こうした作業は手間が増えて面倒なだけでなく、入力漏れも発生しやすくなるので、できるだけ避けたいものです。

取引を作成する際に、関連する会社に入力されている”業種”プロパティーを取引作成時にも入力させたいとします。通常であれば、取引プロパティーに同様の業種のプロパティーを作成したあと、取引を作成するたびに業種を一緒に入力します。

しかし、作成のたびにその会社プロパティーの業種を確認してから入力するのはとても手間になります。この手間を省くために、HubSpotのワークフロー機能を設定します。

会社の業種を取引にコピーするワークフローはどう作りますか？

【設定方法】 今回は会社にある情報を紐付けたいので、会社ベースでワークフローを作成します。 ワークフローの最初は、会社プロパティーの「業種に値がある AND コンタクトの［関連付けられている取引数］が既知である」という登録トリガーを設定します。

その後のアクションの設定は、 会社の［プロパティー値をコピー］を選択＞［コピー元のプロパティーまたは値］で”業種”を選択＞［ターゲットオブジェクト］で”取引”を選択＞［「業種」のコピー先のプロパティー］で（取引の）”業種” を選択することで、取引が作成された際に自動で、会社情報の業種を、取引にも紐付けることができるようになります。 ※会社のプロパティがプルダウンであれば、取引側のプロパティもプルダウンで設定する必要があります。

なぜ2件目の取引ではワークフローが動かないのですか？

この設定を入れると、取引が作成されたタイミングで、自動で取引にも会社プロパティーに設定されている業種がコピーされます。

しかし、再度この会社で取引が紐付けられた場合、すでに一度ワークフローの条件が満たされてしまっている場合はワークフローは動きません。そこで繰り返し同じワークフローが動くようにするため、登録トリガーの機能である、再登録を設定する必要があります。

再登録は、ワークフローの登録トリガー設定の中にあるオプションです。 ここを有効化しないと、1つの会社レコードは初回しか対象になりません。

会社と取引が紐付くたびにワークフローを動かすには？

HubSpotのワークフローの仕様として、再登録が行われるのはその機能が有効化された上でトリガーを改めて満たしたときです。つまり、トリガーを満たす更新がないと再登録は動きません。

そのため、トリガーを繰り返し動かすために、このワークフローでは取引数の値を変動させることでワークフローが動きコピーされるようになります。

登録トリガーに［関連付けられている取引数］を含めているのはこのためです。新しい取引が会社に紐付くたびに取引数の値が変わるので、そのタイミングでトリガーが改めて満たされ、業種のコピーが実行されます。

つまずきやすい点はどこですか？

このワークフローで引っかかりやすいのは、次の3点です。

1. 再登録を有効にしただけで動くと思ってしまう

再登録はあくまで「もう一度トリガーを満たしたときに再び登録する」機能です。値が変わらないプロパティーだけをトリガーにしていると、再登録を有効にしても2回目は発生しません。変動する値をトリガー条件に組み込むことがセットで必要です。

2. コピー元とコピー先のプロパティ形式が違う

会社側の業種がプルダウンなら、取引側の業種もプルダウンで作る必要があります。片方がテキストだと値をコピーできません。

3. ワークフローのベースとなるオブジェクトを取り違える

今回は会社にある情報を取引へ渡すため、会社ベースでワークフローを作成します。取引ベースで作ると、トリガーに使いたい会社プロパティーの扱いが変わります。日付を起点にした取引ベースのワークフローの作り方はHubSpotの取引ベースのワークフローで日付を起点にアクションを実行する方法で扱っています。

まとめ

HubSpotで取引作成時に会社のプロパティーを繰り返しコピーする設定は、会社ベースのワークフロー＋［プロパティー値をコピー］＋再登録の有効化＋変動する値をトリガーに含めるという組み合わせで実現します。

こちらはあくまで一例ですが、この仕様を理解しておくと、入力する煩わしさが軽減されるので参考にしてみてください。業種以外のプロパティーにも同じ形で応用できます。

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出典・執筆：株式会社トライエッジ／濱津 舞（AEO／CRM・MA 導入・運用）。 2024年4月8日公開／2026年8月14日更新。